Importancia de los Estatutos en un club rotario
La importancia de los estatutos de un club es un punto que a menudo no se tiene en cuenta. En el momento de la constitución, suele utilizarse un texto de redacción general que aporta Rotary International y que a menudo los socios no leen.
Sin embargo, hay que tener en cuenta que los estatutos son las normas que marcan el régimen interno del club a nivel legal, que rigen cómo se gobernará la organización y sus estructuras básicas. Los estatutos crean un marco de referencia para el funcionamiento de la organización y ayudan a imponer orden en sus procedimientos y toma de decisiones. No prestarles la debida atención supone pasar por alto muchos aspectos que pueden plantear problemas en el futuro.
En los estatutos se recogen datos esenciales. Contienen información de aspecto general como el nombre oficial de la organización, su sede principal, y el propósito de la organización. También contemplan asuntos más específicos como:
- Los derechos y privilegios de los miembros.
- La creación de comités y el alcance y limitaciones de su autoridad
- Los asuntos financieros.
- El tamaño de la junta directiva y su estructura operacional y funciones.
- Las obligaciones y cargos de los miembros de la junta directiva.
- Los procedimientos y normas para las reuniones.
- La elección de nuevos miembros.
- Límites de los mandatos para las posiciones electivas dentro de la junta.
- Procedimientos para las votaciones.
Entre las primeras responsabilidades de una organización es la creación de los estatutos y su ratificación. Los estatutos creados por una organización no pueden ir en contra de ninguna de las provisiones establecidas bajo las leyes estatales. Sin embargo, con tal de no violar esas leyes, es posible incluir en los estatutos otros tipos de normas.
Al contrario de los documentos de constitución, no se requiere que las organizaciones sin fines de lucro hagan públicos sus estatutos. Aun así, algunos clubes prefieren la transparencia que les ofrece el poner a disposición de todos sus estatutos internos, y lo hacen para reforzar el rendimiento de cuentas para todos los encargados de la organización. Las juntas directivas tienen el deber de revisar los estatutos con regularidad y de cambiarlos si la evolución de la organización así lo indica.
Si ocurren cambios en los estatutos, la organización debe informar al IRS en su informe anual, sobre un cambio en su nombre o dirección y de cambios estructurales y operacionales. Algunos estados también pueden requerir que, al constituir la organización, se suministren sus estatutos internos; al haber cualquier cambio en ellos, tendrá que relatarlos a la agencia estatal.