Nu närmar vi oss vårt första lunchmöte med stormsteg. Redan den 19 augusti ses vi för trevlig samvaro. Hoppas ni har haft en skön sommar. Jag har i vart fall legat lite för länge och kom på att vi behöver gästvärdar för att våra luncher skall bli så trevliga som möjligt. Jag har satt samman en sådan för höstens möten. Kom ihåg att byta med någon om du själv inte kan komma.
GÄSTVÄRDLISTA hösten 2022
Augusti 19 och 26:e
Björn Bentevik (sammankallande)
Curt Carlsson
September 2, 9, 16, 23 och 30:e
Hans-Olof Ebbesson (sammankallande)
Johanna Eliasson
Lennart Halvarsson
Oktober 7, 14, 21 och 28:e
Emma Hansson (sammankallande)
Elizabeth Helger
Kaj Hellner
November 11, 18 och 25:e
Carina Hjälsten (sammankallande)
Cecilia Ingre
December 2, 9 och 16:e
Catharina Josefsson (sammankallande)
Per Jonsson
GÄSTVÄRDSINSTRUKTION – NYKÖPING ROTARYKLUBB
(Version aug 2021)
Det är gästvärdarnas ansvar att se till att medlems- och gästregistrering görs enligt instruktion.
En viktig uppgift som gästvärd är att få alla gäster att känna sig välkomna och ibland måste gästvärdarna se till att gästerna får en bra bordsplacering. Gästvärd som har förhinder tar själv ansvar för att hitta ersättare.
Som gästvärd är det viktigt att vara på plats senast klockan 11.35 för att hinna med förberedelserna.
Utöver att ta hand om gästerna ska gästvärdarna skriva klubbinfo plus referat av lunchföredraget till veckobrevet. Detta skrivs digitalt och skickas till sekreteraren senast tisdag i efterföljande vecka.
FÖRE MÖTET
All utrustning, exklusive klockan, finns i plastback, längst ned i skåp till vänster i entréhallen.
iPad för närvaroregistrering, insamlingsbössor och klockan finns också där. Vi ser helst att registreringen görs digitalt. Hur detta går till framgår av särskild instruktion. Gästlistor i pappersform ska finnas i skåpet, liksom medlemslistor, om tekniken skulle fallera. Om du ser att dessa mallar börjar ta slut – vänligen ombesörja kopiering.
Sätt på dig gästvärdsbricka och namnskylt.
Klubbens roll-up med text ”Varmt välkommen till Nyköping RK” placeras i entrén och den med enbart Nyköping RK inne i ”registreringsrummet”.
Fördela arbetsuppgifterna, dvs kom överens om vilka som
tar registreringsfunktionen
hälsar välkommen
skriver anteckningarna till veckobrevet
SWISHNUMRET till krögaren är 123 082 18 84 (Busmat AB).
Pengar från ev kontantbetalning lämnas till krögaren. Meddela också antalet betalande gäster.
Ta hand om föredragshållaren och se till att denne får uppkoppling till projektor och dator.
Ställ fram sekreterarens klocka vid presidentbordet och ev. några bordsstandar, inklusive klubbens, på presidentbordet.
Se till att maten hämtas i köket. En person tar 2 tallrikar.
Se till att tallrikar sätts i vagn vid köket innan kaffe och föredrag.
NÄR ROTARIANER OCH GÄSTER KOMMER
Hälsa gäster och medlemmar välkomna till mötet. Bry dig lite extra om gäster från andra klubbar som inte har någon egen ”värd” med sig, lotsa gärna gästen till en klubbmedlem.
Se till att alla rotarianer och gäster blir ordentligt registrerade. Om papperslista måste användas, glöm inte att datera den.
När alla har kommit överlämnas närvaro- och gästlista samt pengar från insamlingsbössan till sekreteraren.
EFTER MÖTET
Lägg bordsstandar, klocka och övrigt materiell tillbaka i skåpet.
Klubbens roll-ups packas i sina väskor och ställs också i skåpet.
Läsplattan sätts vid behov på laddning.
Skicka anteckningar till veckobrevet till sekreteraren – SENAST TISDAG. Ta gärna en bild på föredragshållaren och skicka med!
